Kreative Strukturen

Hier folgen einige Anregungen, wie man seinen Schreibtisch von überquellenden Ablagefächern befreit, bzw. diese gleich im Vorfeld vermeidet:

1. never ever mit einem Fach oder Ordner namens “Sonstiges” anfangen. Das verleitet zur Ansammlung wildester Stapel auf, neben und unter dem Schreibtisch.

2. Rechnungen, Kontoauszüge, Schreiben vom Finanzamt o.Ä. sofort bearbeiten und in die entsprechenden Ordner abheften.

3. Wer an mehreren Projekten parallel arbeitet, sollte eine Hängeregistratur nutzen, die meist gut im Schreibtisch untergebracht werden kann und doch immer griffbereit ist. Pro Projekt einfach ein Fach anlegen und schon fliegen die Unterlagen nicht mehr durcheinander. (wer papierlos arbeitet, legt seine Dokumente entsprechend in Ordnern auf der Festplatte bzw. dem Server ab)

4. Für die Terminplanung unbedingt einen Kalender nutzen. (Taschenkalender oder div. elektronische Organizer, Achtung: beides gleichzeitig führt zu Mehraufwand und Fehlerquellen)

5. Während kreativer Projektphasen habe ich immer ein besonders schönes (gern auch illustriertes) Notizbuch dabei, in das ich meine Ideen eintrage. Mit diesem Ideenbuch arbeite ich einfach sehr gern und nach Projektabschluß enthält es alle wichtigen Aufzeichnungen und Gedankengänge und verbleibt als individuelle Projekt-Dokumentation im Archiv.

6. Ein vom Schreibtisch aus gut einsehbarer Jahreskalender enthält alle wichtigen Termine auf einen Blick. (z.B. Abgabetermin für die Steuererklärung , Urlaub , Veranstaltungen, Messen etc.) Ich bevorzuge hier die klassische Variante, weil ich immer den Überlick behalte, in welchen Monaten welche Ereignisse anstehen. (das geht natürlich auch elektronisch)

7. Wer viel im Internet auf verschiedenen Plattformen (ebay, Xing, Flickr, Technorati, Amazon, femity, bbh, Fotocommunity usw.) unterwegs ist, sollte sich ein Passwort-Archiv anlegen. Oder nutzt ihr immer dasselbe Passwort?! Sichere Passwörter prägen sich am einfachsten mit einem kleinen Satz als Eselsbrücke ein. Z.B. Im Urlaub werde ich 5 Bücher lesen. IUwi5Bl könnte ich mir sonst nicht merken.

8. Unbedingt Freiraum schaffen! Regelmäßig alte Unterlagen sichten und ausmisten. Erst freie Räume auf Schreibtisch, Desktop, in den Regalen und auch im Denken (!) bieten den Boden auf dem neue Ideen gedeihen können und strukturiertes Arbeiten möglich ist.

   Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Mit Ablauf dieser Fristen können nach dem 31. Dezember 2006 folgende Unterlagen vernichtet werden:
   Zehnjährige Aufbewahrungsfrist für folgende Unterlagen:

   • Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw. für die Jahre 1996 und früher;
   • Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 1996 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen;
   • Diese Frist gilt bei EDV-gestützten Buchführungssystemen auch für Verfahrensdokumentationen, Handbücher usw. Dabei ist die Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Buchführung auch erfüllt, wenn die genannten Buchführungsbestandteile in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt werden können;
   • Für Buchungsbelege galt bis 1999 eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist; sie ist grundsätzlich letztmals für Belege aus dem Jahr 1992 anzuwenden. Nach dieser Gesetzesänderung gilt für später entstandene Buchungsbelege ebenfalls die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Das bedeutet, dass Buchungsbelege aus dem Jahr 1996 erst nach dem 31. Dezember 2006 vernichtet werden dürfen.

   Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:
   • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2000 oder früher.
   • Lohnkonto-Belege, die nicht Teil der Buchführung sind, für Lohnzahlungen vor dem 01.01.2001.

Diesen Artikel bookmarken bei:
del.icio.us | Mister Wong | yigg.de | co.mments.com

Dieser Eintrag wurde am Sonntag, 10. Juni 2007 um 13:48 veröffentlicht und in Büroorganisation abgelegt. Er hat folgende Tags: Ablage, Büroorganisation, Ordnung, Schreibtisch, Strukturen.

Du kannst die Kommentare mit dem RSS 2.0-Feed verfolgen. Du kannst einen Kommentar schreiben oder einen Trackback von deiner Website schicken.