Gut organisiert im Büroalltag - die elektronische Ablage
Nachdem ich vor einiger Zeit im Beitrag “Gut organisiert im Büroalltag - der Schreibtisch” einige Anregungen gegeben habe, wie man sich von überquellenden Ablagefächern befreien kann, gibt es nun einige Vorschläge zur übersichtlichen Gestaltung der elektronischen Ablage. Klar, Windows besitzt eine Suchfunktion, über die ich meine Festplatten jederzeit durchsuchen kann. Um ein ganz bestimmtes Dokument zu finden, muß ich aber auch den Namen des Dokumentes kennen. Für ein rasches Auffinden von Dateien sorgen die Verwendung von sprechenden Namen oder bekannten Kürzeln. Das Datum, an dem die Datei erstellt wurde, sollte ebenfalls im Dateinamen Verwendung finden, damit auch eine zeitliche Zuordnung möglich ist.
Vieles vereinfachen lässt sich bereits im Vorfeld durch das Anlegen einer übersichtlichen Ordnerstruktur.
Wer z.B. viel im Internet arbeitet und sich im Laufe einer Arbeitswoche mal dieses oder jenes Tool herunter lädt, kann sich z.B. für solche Spontan-Downloads einen extra Ordner Tools oder Downloads einrichten. So verschwinden diese kleinen Helferlein nicht ziellos in irgendwelchen Projektordnern und tragen auch nicht mehr dazu bei, den Ordner Programme unnötig zu füllen.
Eine mögliche Ablagestruktur könnte so aussehen:
Die erste Ordner-Ebene:
1_Kunden (Projekte)
2_Buchführung (Eingangs-, und Ausgangsrechnungen, Buchführung, Ust-VA…)
3_Akquise (Adresslisten, Schriftwechsel…)
4_Büroorganisation (Gründung, Schriftwechsel, Vorlagen, Marketing, Networking…)
5_Web-Werkstatt (aktuelle Werkstatt, Rohdateien, Downloads…)
6_Fotoarchiv (für Digi-Kamera-Freaks sehr wichtig)
7_Datenarchiv (Das ist der Daten-Keller, also die Vorstufe zum Papierkorb, enthält z.B. abgeschlossene Projekte)
8_Wissensspeicher (z.B. E-Books)
9_Kramkiste (Mehr dem Zeitgeist entsprechend, könnte man auch Kreativpool sagen. 
Für all das, was spontan meine Aufmerksamkeit anzieht oder mir plötzlich einfällt, eigentlich aber gerade nirgends hinpasst und trotzdem nicht in Vergessenheit geraten soll.)
10_Zwischenablage (Praktisch, wenn mehrere Personen im gleichen Netzwerk arbeiten und sich hier gegenseitig Dateien hinterlegen können. Unbedingt regelmäßig ausmisten!)
Es sollten nicht zu viele Ordner pro Ebene angelegt werden, da sonst die Übersichtlichkeit verloren geht.
Die 2. Ebene am Beispiel des Ordners 4_Büroorganisation könnte so aussehen:
4.1_Unternehmensgründung
4.2_Schriftverkehr (Vorlagen, Behörden…)
4.3_Marketing (Webpräsenz, Print, Logo, Veranstaltungen…)
4.4_Networking (Projekte, Veranstaltungen…)
Auch sollte nicht zu tief “verschachtelt” werden.
Tipp: Für die Datensicherung möglichst eine weitere, am besten externe Festplatte verwenden.
Vorsorge für den Worst-Case:
Wer alle Daten, Programme und Sicherungen auf nur einer Festplatte speichert, riskiert bei einem Defekt der Festplatte den Verlust aller Daten auf einen Schlag. Es empfiehlt sich daher, die Daten auf mehrere Festplatten zu verteilen:
System (C:) - alles, was zum Betriebssystem gehört
Programme (D:) - Programme, die ich zum Arbeiten benötige
Daten (E:) - enthält die o.g. Ordnerstruktur
Sicherung (F:) - dort wird regelmäßig alles gesichert.
Auch bei der elektronischen Ablage empfiehlt sich ein regelmäßiges Ausmisten, denn “die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“. (Kurt Tucholsky)
Natürlich kann und soll dies nur eine kleine Anregung sein, einmal über das eigene System nachzudenken. Wie und was mit welcher Priorität abgelegt wird, hängt ganz entscheidend von den Aufgaben des jeweiligen Unternehmens ab. Ein einmal geschaffenes Ablagesystem ist kein Dogma. Gute Ablagestrukturen sind übersichtlich und klar und integrieren die individuellen Besonderheiten des jeweiligen Nutzers. Nur dann erleichtern sie uns das Arbeiten.
Anregungen, Kritik und Ergänzungen zum Thema sind wie immer gewünscht.
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