Kreative Strukturen

Nachdem ich vor einiger Zeit im Beitrag “Gut organisiert im Büroalltag - der Schreibtisch” einige Anregungen gegeben habe, wie man sich von überquellenden Ablagefächern befreien kann, gibt es nun einige Vorschläge zur übersichtlichen Gestaltung der elektronischen Ablage. Klar, Windows besitzt eine Suchfunktion, über die ich meine Festplatten jederzeit durchsuchen kann. Um ein ganz bestimmtes Dokument zu finden, muß ich aber auch den Namen des Dokumentes kennen. Für ein rasches Auffinden von Dateien sorgen die Verwendung von sprechenden Namen oder bekannten Kürzeln. Das Datum, an dem die Datei erstellt wurde, sollte ebenfalls im Dateinamen Verwendung finden, damit auch eine zeitliche Zuordnung möglich ist.

Vieles vereinfachen lässt sich bereits im Vorfeld durch das Anlegen einer übersichtlichen Ordnerstruktur. mehr »

Beim Erstellen eines Newsletters, der auch jedes mal in einer kleinen Auflage gedruckt wird, fällt mir immer wieder das folgende vermeidbare Problem auf. Immer dann, wenn Web-Medien mit Print-Medien verknüpft werden, wird es unschön, wenn URL-Namen und/oder Dateinamen unendlich lang und kryptisch daher kommen.

So wollte ich in einem Newsletter auf eine interessante Information hinweisen, die in einer Datei lag, deren URL in etwa so aussah:

http://www.dies-ist-ein-beispiel.de/gi-bin/brain_connector.pl?action=
Navbar.CreatePage;2x&navbar_action=0,25000[00020,25000000074
,2500000008]1&SessionId=anonym/Download77779/586_feld_88888
88809.pdf

Wenn der Newsletter z.B. bei A4-Größe dreispaltig aufgebaut ist, würde sich diese URL, ähnlich einem Bandwurm mindestens als 5-Zeiler durchs Layout winden. Das ist weder schön, noch praktisch, noch sinnvoll, denn eigentlich möchte ich Inhalte vermitteln und diese web- und printgerecht aufbereiten.

Klar kann ich jetzt in meinem Newsletter nur auf die Startseite hinweisen, z.B. http://www.seite.de und in der pdf-Datei verlinke ich dann unsichtbar, also im Hintergrund auf die gewünschte Quelle. Wer den Newsletter als pdf-Datei nutzt und mit der Maus über die Kurzform des Links geht, wird dann zur richtigen Datei weitergeleitet. Wer aber den Newsletter nur als Print-Version vor sich hat, benötigt den korrekten (langen, kryptischen) Link, um ans Ziel zu kommen. Wenn die Startseite, auf die ich alternativ hinweise, über eine gute Suchfunktion verfügt und der User noch nicht aufgegeben hat, kommt er vielleicht doch noch zum Ziel.

Eine weitere Möglichkeit wäre, solche Inhalte auf den eigenen Server zu legen. Aber wer hat dazu schon immer die Zeit. Und, ist das noch Sinn des Internet´s? Evtl. sind auch urheberrechtliche Vereinbarungen notwendig.

Ein weiteres Problem verbirgt sich im obigen Bandwurm-Link. Einige Content-Management-Systeme stürzen ab, wenn sie mit Sonderzeichen, wie z.B. diesen eckigen Klammern ” [ ” gefüttert werden. Da hätte ich aufgrund des CMS schon garkeine Chance, auf diese Info zu verlinken.

Ich finde es generell übersichtlicher, wenn Dateinamen und Ordner mit sprechenden und logischen Namen versehen werden. In der Programmierung kann man noch die Funktion mod_rewrite nutzen oder/und darauf achten, dass Dateien und Pfade immer gleich so benannt werden, dass auch Nicht-Programmierer noch den Überblick behalten können.

Diese satirische Betrachtung zeigt, wie sprechende Namen in der Heimwerker-Branche Verwendung finden.

Ein Nachtrag zum Artikel “Nie wieder im Blindflug - meine Finanzen“. Vielen Dank für Eure Kommentare und Anregungen. Hier stelle ich Euch gleich mal die Muster-Tabelle der Lebenshaltungskosten als CALC-Datei zum Download zur Verfügung.

CALC ist das Tabellenkalkulationsprogramm von OpenOffice, einer kostenlosen und guten Alternative zu anderen Office-Lösungen.

Weitere Meinungen: Befreie Dein Büro - Open Office.
Wikipedia: OpenOffice

Mein Buchtipp, für alle, die noch nie mit einem Office-Paket gearbeitet haben und die jetzt richtig in OpenOffice einsteigen wollen: (Wer bereits mit anderen Office-Paketen Erfahrungen sammeln konnte, wird sich meiner Meinung nach auch ohne Handbuch in OpenOffice schnell zurecht finden.)

All denen, die immer nur ahnen, wieviel Geld sie jeweils zur Verfügung haben, möchte ich hiermit einen kleinen Impuls geben, wie man mit wenig Aufwand seine Lebenshaltungskosten besser im Auge behält. Ich empfehle, mit einer Tabelle zu arbeiten, in die ich regelmäßig alle festen und planbaren Ausgaben, wie z.B. Miete, Strom, Telefon, Versicherungen, Umweltkarte, KFZ-Steuer, Vorsorge, Essen + Trinken + Kosmetik (pauschal), Kita, Sportkurs, Hundesteuer, Kleidung, laufende Tilgungsraten, Zeitschriften-Abo´s usw. usf. eintrage. Dabei hilft es mir mehr, wenn ich die Kosten genau für den Monat eintrage, in dem sie auch anfallen. mehr »

Hier folgen einige Anregungen, wie man seinen Schreibtisch von überquellenden Ablagefächern befreit, bzw. diese gleich im Vorfeld vermeidet:

1. never ever mit einem Fach oder Ordner namens “Sonstiges” anfangen. Das verleitet zur Ansammlung wildester Stapel auf, neben und unter dem Schreibtisch. mehr »

Hier möchte ich einige Bücher zum Thema Büroorganisation empfehlen.